Бухгалтерия будущего: 9 фишек Keeping, которые меняют рабочий процесс

Рабочее время бухгалтера обычно делится на две части: 80% — это ежедневная рутина (одинаковые проводки, разнесение выписок, дубли документов и многое другое), и лишь 20% — то, за что бухгалтера по-настоящему ценят: анализ, решения, защита бизнеса. Бухгалтерия будущего — это когда у вас забирают именно эти рутинные 80%, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на оставшихся ценных 20%. И это будущее уже доступно прямо в вашем браузере. Именно на этом принципе построена платформа Keeping. Разберём, как это выглядит на практике, на примере девяти ключевых фишек.

1. Работа откуда угодно и с любого устройства

Keeping — облачная система, которая работает прямо в браузере. Бухгалтер больше не привязан к одному рабочему компьютеру в офисе: нужны только интернет и устройство, поддерживающее программу (ноутбук, компьютер или планшет). Открыли браузер дома, в командировке, в путешествии или у клиента — и вы уже в работе.

2. Единое окно: все операции внутри одной системы

Обычно бухгалтер работает сразу в нескольких системах: учёт — в одной, отправка электронных документов — в другой, банк — в третьей. Постоянные переходы между сервисами, повторный ввод одних и тех же данных, потерянное время.

В Keeping всё происходит внутри одной программы. В разделе «Торговые операции» формируются и отправляются счета-фактуры, акты (далолатнома), доверенности, контракты, ЭТТН (ТТН), документы в свободной форме, документы по рассрочке и лизингу. Шаблоны электронных документов уже встроены: счёт-фактура создаётся с автоматической подстановкой кода ИКПУ, реквизитов поставщика и покупателя, ставки НДС — и сразу уходит контрагенту на подпись прямо из системы. Статусы видны в списке: «на подписи у контрагента», «полностью подписан». Банковские операции, реестр ИНПС, зарплатные ведомости ведутся здесь же. Бухгалтеру не нужно выходить из Keeping и переключаться между сервисами.

3. Восстановление истории компании — за часы, а не недели

Когда берёшь нового клиента или поднимаешь запущенный учёт, нужно восстановить всю историю компании — счета-фактуры, зарплату, банковские операции — иногда за месяцы и годы. Вручную это растягивается на дни и недели кропотливой работы.

В Keeping восстановление выполняется автоматически. Вы выбираете период — можно сразу за целый год — и система сама загружает данные. Счета-фактуры за выбранный период восстанавливаются автоматически. Если банк клиента подключён к интеграции с Keeping, все банковские операции подтягиваются напрямую из банка — это самый быстрый путь. Зарплатные расчёты за прошлые периоды восстанавливаются в отдельном разделе «Восстановление»: данные по сотрудникам и начислениям загружаются и формируются по каждому году. В результате история компании за несколько лет поднимается за считаные часы.

4. Безбумажный документооборот

Внутренние документы — кадровые приказы, документы с учредителями — обычно готовят вручную, распечатывают, подписывают и складывают в папки. Это бумажная волокита, лишнее время и риск ошибок.

В Keeping документы формируются по встроенным шаблонам. Вы вносите данные — система сама подставляет их в нужную форму и выдаёт готовый документ, который можно подписать и отправить на подпись прямо в системе. Например, кадровый приказ: выбираете вид приказа (приём на работу, перевод, увольнение, трудовой отпуск, больничный, командировка), указываете данные сотрудника — и получаете готовый приказ. При оформлении приёма на работу программа тут же рассчитывает начисления и удержания — оклад, налог на доходы, ИНПС, социальный налог — по актуальным ставкам. Так же ведутся документы с учредителями: список, договоры, протокол распределения дивидендов.

5. Проводки без ручного ввода

Формирование проводок — одна из самых трудоёмких задач. Обычно бухгалтер выгружает банковскую выписку и заносит каждую операцию вручную, строчку за строчкой. Это долго, утомительно, и легко что-то упустить.

При подключённой интеграции с банком клиента система сама подтягивает банковскую выписку и формирует проводки — бухгалтеру остаётся только проверить и провести. Важный момент: «подтянула» и «провела» — это не одно и то же. Загруженные операции сначала попадают в раздел непроведённых; бухгалтер проверяет их и проводит — после чего они уходят в проведённые. То есть система берёт на себя механический ввод, а за бухгалтером остаётся контроль: проверить и подтвердить. Дополнительно на дашборде есть подсветка «проводка не сделана» — система сама показывает, где осталась непроведённая операция.

6. Бухгалтерский кабинет: рай для аутсорсеров и команд

Бухгалтер-аутсорсер ведёт несколько компаний — и обычно это означает отдельный вход и отдельную программу для каждой фирмы. Чтобы переключиться между ними, нужно закрыть одну, дождаться загрузки другой — минуты ожидания на каждой фирме. А если в компании несколько бухгалтеров, на каждого приходится покупать отдельную лицензию.

В Keeping есть «Бухгалтерский кабинет». Бухгалтер регистрируется в системе как бухгалтер, получает свой логин и пароль — и подключает к этому кабинету все нужные фирмы. Переключение между компаниями мгновенное, в один клик, прямо в верхней части экрана: ничего закрывать и ждать не нужно. Более того, в кабинете есть сводная информация сразу по всем прикреплённым фирмам: по каждой компании видно количество и суммы счетов-фактур (входящие и исходящие), движение по банку (приход, расход, остаток), данные по зарплате (число сотрудников и суммы), а внизу — итог по всем компаниям вместе.

Отдельная сильная возможность — гибкие доступы. Главный бухгалтер через настройки кабинета выдаёт каждому бухгалтеру свой набор прав, причём по каждому разделу отдельно: просмотр, добавление, редактирование, удаление. Один аккаунт — сколько угодно бухгалтеров с разными правами, и не нужно покупать отдельную подписку на каждого.

7. Дашборд: управленческий учёт для руководителя и собственника

Руководитель или собственник хочет видеть, что происходит с деньгами и обязательствами компании прямо сейчас, но обычно для этого нужно обращаться к бухгалтеру и ждать отчёт.

Дашборд — это живая панель управления, и больше всего она полезна именно руководителям и владельцам бизнеса. На ней в реальном времени видно: остатки денежных средств по всем банковским счетам (начальный остаток, приход, расход, конечный остаток) с переключением по валютам; колонку «проводка не сделана», которая сразу подсвечивает незавершённые операции; дебиторскую и кредиторскую задолженность с разбивкой на текущую и просроченную, а также список самых крупных дебиторов и кредиторов; календарь задач с напоминаниями о сроках сдачи (например, НДС к конкретной дате); уведомления от налоговых органов; и сводку по электронным документам — сколько договоров, доверенностей и счетов-фактур и в каком они статусе.

8. Регулярные договоры по правилам (на примере аренды)

У компании есть повторяющиеся ежемесячные договоры — например, аренда. По ним каждый месяц одно и то же: начислить, оплатить, сделать проводки, выставить счёт-фактуру и акт. И так из месяца в месяц, вручную.

Для таких договоров можно один раз настроить правила — и дальше система выполняет рутину сама, а бухгалтер только проверяет, контролирует и подтверждает. На примере договора аренды: вы заводите договор (стороны, срок, площадь, сумма ежемесячной аренды) — и система сразу раскладывает помесячный график с проводками на каждый месяц (например, дебет 4820 / кредит 9590) и при необходимости готовит счёт-фактуру по каждому периоду. Сейчас это реализовано для договоров аренды, но та же логика постепенно появляется и для других регулярных операций.

9. Telegram-бот: акты сверки и зарплата в кармане

Собственнику часто нужно быстро что-то проверить — например, акт сверки с поставщиком, — но для этого приходится либо заходить в систему, либо просить бухгалтера и ждать. А сотрудники, чтобы узнать детали по своей зарплате, тоже идут к бухгалтеру.

У Keeping есть Telegram-бот. Если номер руководителя или бухгалтера привязан к организации, прямо в Telegram можно запросить акт сверки за любой период и по любому контрагенту — система формирует его и отдаёт в виде PDF и ссылки на hujjat.uz. Если к телефону подключена ЭЦП, акт можно тут же и подписать. А если компания ведёт учёт в Keeping, то и её сотрудники через этот же бот могут смотреть подробные выписки по своей зарплате за любой нужный период — при условии, что номер телефона зарегистрирован на имя самого сотрудника.

Итог: бухгалтерия будущего — уже сегодня

Как и следует из самого названия, «бухгалтерия будущего» для Keeping — это не просто красивый лозунг, а идея забрать у бухгалтера те самые рутинные 80% работы, чтобы у него оставались силы и время на ценные 20% — анализ, решения, защиту бизнеса. Девять перечисленных выше фишек — это не обещания, а реальные возможности, которые уже работают в системе.

Если вы хотите вести свою бухгалтерию в браузере, в одном окне и в автоматизированном режиме, попробуйте платформу Keeping бесплатно.